AI 툴을 이용한 업무 자동화 예시

ChatGPT, Zapier, Notion AI로 '일을 덜 하면서 더 잘하는' 방법

 

 

업무자동화

 

 

 

바쁜데도, 계속 손이 느리게 느껴진다면

 

"이걸 내가 매번 수작업으로 해야 하나?"

"자료 정리하다 하루 다 갔다..."

"메일, 캘린더, 회의록 정리까지... 점점 사람이 AI가 된 기분이야."

 

이런 생각, 한 번쯤 해보셨죠?

 

사실 요즘처럼 정보가 많고, 해야 할 일이 다양한 시대엔

그 모든 걸 사람이 직접 처리하는 건 불가능에 가깝습니다.

 

그래서 저는 몇 달 전부터 AI 툴로 업무 자동화 루틴을 하나씩 만들어보기 시작했어요.

처음엔 조금 낯설었지만, 지금은 손이 가지 않아도 일은 돌아가는 구조가 완성되어가고 있습니다.

 

오늘은 제가 실제로 사용하고 있는

ChatGPT, Zapier, Notion AI를 활용한 자동화 루틴 예시와

누구나 적용할 수 있는 자동화 시작 가이드를 공유해드릴게요.

 

 

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"자동화"는 거창한 게 아니라, '내 손을 한 번 덜게 만드는 것'부터

 

✅ 1. ChatGPT - 반복적 글쓰기 & 초안 작업을 대신하다

어떻게 썼냐보다, 뭘 쓸지 생각하는 데 시간이 더 걸리시나요?

그렇다면 ChatGPT가 최고의 파트너가 될 수 있어요.

 

저는 다음과 같은 방식으로 활용 중입니다.:

 

[업무 예시] 뉴스레터 초안 생성 루틴

• 매주 수요일, 뉴스레터 주제를 미리 정해놓고
• ChatGPT에 "이 주제에 대해 500자 분량의 서론 작성해줘" 요청
• 받아본 텍스트를 다듬어 최종 뉴스레터에 반영

📍 실제 효과: 아이디어 → 초안까지 걸리는 시간이
평균 45분 → 10분 이내로 단축

 

 

추가 팁:

• 회의록 요약
• FAQ 작성
• 고객 응답 문구 템플릿 만들기

       이런 반복성 문국에는 ChatGPT가 탁월하게 작동합니다.

 

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✅ 2. Zapier - 앱 간 연결로 '클릭조차 줄이는 자동화'

Zapier는 말 그대로 "앱과 앱을 이어주는 다리"입니다.

예를 들어, 이런 것도 가능하죠:

 

[업무 예시] 설문 응답 수집 → 자동 데이터 저장

• Google Form으로 수집된 응답
• → Zapier가 자동 감지
• → Google Sheet에 실시간 입력
• → 슬랙 알림으로 팀원에게 전송

과거엔 일일이 복사/붙여넣기하거나, "새 응답이 있어요" 확인을 수동으로 했는데,

이제는 그냥 설문 링크만 배포하면 모든 일이 자동으로 돌아갑니다.

 

활용 팁:

• Trello 카드 생성 → 슬랙에 알림
• 메일 수신 시 특정 조건에 따라 Notion 페이지 자동 추가
• 캘린더 일정 추가 → 타임 블로킹 시트 자동 업데이트

💡 Zapier는 마치 '디지털 비서'처럼 일처리를 대신해주는 느낌이에요.

 

 

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✅ 3. Notion AI - 업무 기록도 더 똑똑하게

Notion을 사용 중이라면,

Notion AI 기능으로 문서 작성과 정리 효율을 몇 배 끌어올릴 수 있어요.

 

[업무 예시] 회의록 요약 자동화

• 회의 후 음성 녹음 or 메모를 Notion에 붙여넣고
• AI 요약 기능으로 핵심 항목 자동 정리
• "Action Items만 뽑아줘" 명령으로 후속 업무 체크

그 외 추천 사용법:

• 프로젝트 제안서 초안 생성
• 회고 문서 요약
• 회의 주제 브레인스토밍

저는 특히 회의 후 작성이 부담될 때,
Notion AI가 1차 정리를 해줘서
글을 '시작하는 부담'을 줄여주는 데 큰 도움을 받았습니다.

 

 

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📋 자동화 루틴 실천 계획표 (초급용)

자동화 항목	사용 툴	세부 실행 내용	실천 체크
뉴스레터 초안 생성	ChatGPT	주제 입력 → 서론 자동 생성	[  ]
회의록 요약 자동화	Notion AI	회의 후 텍스트 붙여넣기 → 요약 요청	[  ]
설문 응답 → 슬랙 알림 연결	Zapier	Google Form → Sheet → 슬랙 설정	[  ]
캘린더 → 업무 시트 자동 추가	Zapier	일정 등록 시 자동화 시트 업데이트	[  ]
일일 회고 작성 도우미	ChatGPT	"오늘 한 일 요약해줘" → 블로그 or Notion 작성	[  ]

 

💡 처음엔 하나만, 단순하게 시작하세요.

자동화는 '효율화'가 목적이지, '도구 탐험'이 아닙니다.

 

 

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🧘 AI는 사람의 일자리를 뺏는 게 아니라, '생각할 시간을 되찾아줍니다'

 

사실 우리는 업무 시간 대부분을

'생각하는 시간'보다 '반복 처리'에 많이 씁니다.

그 시간들이 조금씩 자동화되면,

진짜 중요한 고민을 할 수 있는 여유가 생깁니다.

 

AI 도구는 마법이 아닙니다.

하지만 제대로만 쓰면,

시간이라는 자원을 지키는 가장 현실적인 도구가 될 수 있어요.

 

하루 10분을 줄여주는 자동화,

그게 하루 10분 더 나를 위한 시간이 된다면

우리는 '기계보다 인간다운 하루'를 살 수 있습니다.

 

 

 

자동화는 거창한 자동 시스템이 아니라,

내 손을 하루에 한 번이라도 덜게 만들어주는 '작은 편의점' 같아요.

 

오늘부터 딱 하나만 자동화해보세요.

그 1분이 쌓이면, 어느새 일의 구조가 달라져 있을 겁니다.

 

아래에 제가 직접 정리한 **업무 자동화 루틴용 Notion 템플릿**을 공유드립니다.

ChatGPT, Zapier, Notion AI를 처음 쓰는 분들도

'어떻게 적용할지' 흐름을 쉽게 따라갈 수 있도록 구성해봤어요.

 

 

 

👇 템플릿 복사해서 오늘부터 바로 실행해보세요!

📎 [AI 툴 기반 자동화 루틴 Notion 템플릿] ( https://www.notion.so/AI-1d56b79373b280af9c11ca64f1726fff?pvs=4 )